Administracion, una perspectiva global
Administracion, una perspectiva global y empresarial
El siguiente texto es un resumen del primer capitulo del libro “Administracion, una perspectiva global” de Harold Koontz. Obviamente no es una copia textual, solo un resumen.
Conforme las actividades humanas se fueron volviendo más complejas, el hombre necesito realizar las distintas tareas en conjunto, es decir, trabajando en equipo. El trabajo en equipo necesita dirección, coordinación y control, en definitiva necesita ser administrado.
El continuo avance de la sociedad genera grupos cada vez mayores trabajando en conjunto con objetivos en común, por lo que la necesidad de administrar se fue volviendo más importante.
Definición de Administración: su naturaleza y propósito
Administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente donde los individuos, que trabajan en grupos, cumplen metas especificas de manera eficiente.
La persona que tiene como tarea administrar debe realizar las siguientes tareas.
1- Planear
2- Organizar
3- Dirigir
4- Integrar el personal
5- Controlar
Organización es un conjunto de individuos que trabajan juntos para crear un superávit, el cual no siempre es monetario.
Funciones de la administración
Las funciones de la administración que enumeramos anteriormente son las básicas, pero se debe tener en cuenta que el administrador debe poder lograr un equilibrio entre los factores internos y externos de la organización, los cuales la afectan por igual.
El gerente tiene como responsabilidad asegurar el correcto funcionamiento de la organización mediante las decisiones que toma, esto incluye tomar las acciones correctas para que los individuos puedan hacer el mayor aporte al objetivo del grupo.
Existen diferentes niveles y funciones gerenciales, pero cada una persigue el mismo objetivo, obtener un superávit.
Las funciones varían acorde al nivel, los altos mandos dedican más tiempo a la planeación, organización y control, es decir a decisiones estratégicas y de evaluación de los resultados producto de dichas decisiones. El nivel medio tiene una perspectiva más amplia de las 4 funciones, y tiene la responsabilidad de “unir” los altos mandos con los más bajos. Los niveles más bajo o de primera línea tienen una mayor influencia en las actividades de dirección, ya que están más en contacto con los procesos de la empresa y quienes los llevan a cabo.
Habilidades gerenciales
Los administradores tienen lo que se llama habilidades gerenciales, las cuales son:
– Conceptualización y diseño
– Humanas
– Técnicas
Éstas habilidades están relacionadas con el nivel en el que se encuentra el administrador, teniendo diferente prioridad dependiendo del mismo. Los altos mandos requieren un alto nivel de conceptualización y diseño, o sea planificación. Quienes están en la primera línea requieren de mayor habilidades técnicas, ya que están más “cerca” de los procesos que se realizan. Las habilidades humanas son importantes en todos los niveles porque son necesarias para la comunicación, y son esenciales en los mandos medios. La necesidad de que los administradores cuenten con esta habilidades facilita el control, la comunicación y la dirección. Es por eso que el sector medio debe tener habilidades no solo de planeamiento, sino también técnicas, ya que hacen las veces de enlace entre los demás niveles.
Meta general de las organizaciones y gerentes
La meta principal para todo gerente y organización es lograr un superávit, es decir cumplir los objetivos con la menor cantidad de recursos posibles, esto no solo debe ser visto desde el punto de vista de las empresas privadas, sino también desde las organizaciones públicas.
Adaptación al cambio
Una de las características en común de las organizaciones que buscan la excelencia, es la capacidad de adaptación al cambio. S bien no se avanza con la misma rapidez en todos los sectores, la premisa es que una organización que pretenda mantenerse saludable debe ser capaz de adaptarse a 2 importantes fuerzas de nuestros tiempos, la tecnología y la globalización.
La tecnología avanza rápidamente, y adaptar la organización a las ventajas que ofrece es algo crucial para no perder la ventaja competitiva frente y mantener o aumentar el superávit.
La globalización va de la mano con la tecnología, más específicamente con las comunicaciones, y ha permitido a las organizaciones expandirse y romper las barreras geográficas de los países. Las grandes corporación se ven beneficiadas en muchos casos por la globalización, pero también, en menor medida, los trabajadores de los países en los que éstas se instalan.
Otra de las fuerzas de las que se habla es del espíritu empresarial, que es la capacidad de detectar oportunidades y necesidades no satisfechas en el mercado, con el fin de explotarlas.
Productividad
Una de las metas principales de los gerentes es mejorar la productividad, ya que va de la mano con el uso y aprovechamiento de los recursos disponibles. La productividad se define como la relación que hay entre los insumos y las salidas en un periodo de tiempo determinado, teniendo en cuenta la calidad. O sea, los recursos utilizados y los productos y/o servicios obtenidos en una cantidad de tiempo.
La productividad está relacionada íntimamente con la efectividad y la eficiencia. Ser efectivo significa cumplir el objetivo, y ser eficiente significa utilizar pocos recursos para hacerlo.
Teorías de la administración
Administración científica: Se comienza a aplicar la ciencia a la administración, se busca la armonía en las acciones en grupos, la cooperación entre los trabajadores, se busca la producción máxima y se busca desarrollar los trabajadores lo más posible para su propio beneficio y el de la empresa.
Administración moderna: La autoridad y la responsabilidad están relacionadas, los empleados deben recibir órdenes de un solo superior (Unidad de mando), resalta la necesidad de trabajar en equipo y la importancia de la comunicación.
Existen mas, pero estas son las principales.
Funciones de los gerentes
Planear: Seleccionar las misiones y objetivos de la organización, asi como las acciones que se deben llevar a cabo para lograrlos. Requiere de la toma de decisiones, o sea elegir una alternativa entre las varias planteadas.
Organizar: Crear una estructura intencional de roles para que las personas se desempeñen en una organización. Se dice intencional porque se debe asegurar que se asignen todas las tareas necesarias para cumplir con las metas u objetivos, y se espera que sean asignadas a las personas mejor capacitadas para dicha tarea.
Integración de personal: Requiere cubrir y mantener cubiertas las posiciones de la organización. Se deben identificar los requisitos de las personas aptas para cubrir las posiciones e intentar mantenerlas aptas.
Dirigir: Influenciar a las personas para que contribuyan a las metas de la organización y de grupo.
Controlar: medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que se sigan los planes. Se debe medir el desempeño contra metas y planes, realizando ajustes en donde se hallen desviaciones.
Coordinar: Se encarga de lograr una armonía en los esfuerzos individuales hacia el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Se dice que todas las funciones gerenciales contribuyen a la coordinación.