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Resumen del capitulo 2 del libro “Administración, una perspectiva global y empresarial” de Koontz.

Administración y sociedad

Cada vez que se planifica, se debe tomar en cuenta el ambiente en el que se desenvuelve la organización. Lo que incluye a la sociedad y sus necesidades, los recursos, la tecnología y otros requisitos que componen al ambiente externo.

En general las fuerzas externas no se pueden modificar, porque generalmente se deben adaptar los planes a las mismas.

Sociedad plural

La sociedad está compuesta por grupos con intereses distintos que influencian los unos a los otros, pero ninguno de los cuales ejerce un grado de poder exagerado, o sea, no hay un grupo que afecte a todos, sino que todos los grupos se afectan entre si, en mayor o menor medida.

Ambiente tecnológico

La tecnología es uno de los principales factores que influencian el ambiente, la tecnología es el conocimiento que tenemos sobre la forma en la que hacer las cosas. Está compuesto por inventos, técnicas y el conocimiento organizado.

Entorno ecológico

El impacto de las decisiones de los administradores en el ambiente debe ser tenido en cuenta. En todo el mundo existen leyes que protegen la naturaleza y sus recursos, y deben ser tenidas en cuenta al momento de la toma de decisiones por parte de la organización.

Responsabilidad social de los administradores

Las empresas participan mas y mas en la sociedad, en gran medida debido a la presión de la sociedad, ya no se toma en cuenta solo el factor económico, sino también la relación de la organización con la sociedad.

Responsabilidad y sensibilidades sociales

La responsabilidad social se podría definir como la “consideración de los efectos de las acciones de la organización en la sociedad”. Otro concepto es la sensibilidad social, que es la habilidad de una empresa de relacionar sus operaciones y políticas con el entorno social de forma que sean mutuamente benéficas para la compañía y la sociedad. O sea, adaptarse para que la sociedad y la organización se beneficien.

En los últimos años la tendencia es que la sociedad presione a las organizaciones para que tengan una mayor sensibilidad social.

Reacción o proacción

Los gerentes no deben reaccionar ante los cambios en el ambiente, sino que deben intentar pronosticarlos y adaptarse gradualmente, no esperar que los problemas se concreten para reaccionar.

La función del Estado

El estado debe intentar, mediante la legislación, mejorar a la sociedad al establecer normas favorables a ésta, las cuales deben ser tenidas en cuenta por las organizaciones, ya que están no siempre tienen sus objetivos y acciones alineadas con lo que la sociedad pretende de éstas.

Ética en la administración

La ética es una disciplina que se encarga de lo bueno y lo malo desde el punto de vista del deber y la obligación moral.  La ética de los negocios se ocupa de la verdad y la justicia, y está relacionada con aspectos como la expectativas de la sociedad, la competencia leal, la publicidad, las relaciones publicas, la responsabilidad social, la autonomía del consumidor y el comportamiento corporativo local y mundial.

Teorías éticas

Existen 3 teorías morales básicas en el campo de la ética normativa. Teoría utilitaria se debe evaluar los planes y acciones y sus consecuencias. Teoría basada en los derechos las personas tienen derechos básicos, los cuales deben ser respetados. Teoría de la justicia los tomadores de decisiones se deben guiar por la justicia y la igualdad, y deben ser imparciales.

Código de Ética y su instrumentación en un comité

Un código es una declaración de políticas, principios y reglas que guían el comportamiento de la organización y las personas que la componen. Sumado al código de ética, se debe añadir un comité que divulguen y aseguren el cumplimiento del código. Además, deben realizarse reuniones para discutir problemas éticos, ocuparse de áreas grises, reforzar y actualizar el código, y recompensar el cumplimiento y castigar violaciones.

Factores que elevan los estándares éticos

Revelación pública y la publicidad, y la preocupación por parte de un público informado. A éstos se le añaden los reglamentos gubernamentales y la educación para elevar el nivel profesional de los administradores.

Para garantizar la efectividad de los códigos de ética, se debe asegurar su cumplimiento.

Es muy importante destacar que los códigos de ética varían según el país, por lo tanto las multinacionales deben estar muy atentas a estos, ya que algo que sea aceptable localmente puede que no lo sea en otros países. Es de crucial importancia conocer los estándares éticos de las sociedades donde una empresa piensa operar, para facilitar la entrada en el mercado.

Denuncias de irregularidades

Una forma de alentar el cumplimiento de los códigos éticos es mediante las denuncias de las irregularidades en las acciones de la organización, existen organismos que facilitan éste tipo de denuncias, ofreciendo apoyo legal y protección a los denunciantes.

Confianza como base de la administración de cambio

La confianza es central para la comunicación, colaboración y aceptación del cambio. Se recomienda que la confianza pase a un nivel superior que el interpersonal, y se transforme en algo institucional, que trascienda en liderazgo individual.

Administracion, una perspectiva global y empresarial

El siguiente texto es un resumen del primer capitulo del libro “Administracion, una perspectiva global” de Harold Koontz. Obviamente no es una copia textual, solo un resumen.

Conforme las actividades humanas se fueron volviendo más complejas, el hombre necesito realizar las distintas tareas en conjunto, es decir, trabajando en equipo. El trabajo en equipo necesita dirección, coordinación y control, en definitiva necesita ser administrado.

El continuo avance de la sociedad genera grupos cada vez mayores trabajando en conjunto con objetivos en común, por lo que la necesidad de administrar se fue volviendo más importante.

Definición de Administración: su naturaleza y propósito

Administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente donde los individuos, que trabajan en grupos, cumplen metas especificas de manera eficiente.

La persona que tiene como tarea administrar debe realizar las siguientes tareas.

1- Planear

2- Organizar

3- Dirigir

4- Integrar el personal

5- Controlar

Organización es un conjunto de individuos que trabajan juntos para crear un superávit, el cual no siempre es monetario.

Funciones de la administración

Las funciones de la administración que enumeramos anteriormente son las básicas, pero se debe tener en cuenta que el administrador debe poder lograr un equilibrio entre los factores internos y externos de la organización, los cuales la afectan por igual.

El gerente tiene como responsabilidad asegurar el correcto funcionamiento de la organización mediante las decisiones que toma, esto incluye tomar las acciones correctas para que los individuos puedan hacer el mayor aporte al objetivo del grupo.

Existen diferentes niveles y funciones gerenciales, pero cada una persigue el mismo objetivo, obtener un superávit.

Las funciones varían acorde al nivel, los altos mandos dedican más tiempo a la planeación, organización y control, es decir a decisiones estratégicas y de evaluación de los resultados producto de dichas decisiones. El nivel medio tiene una perspectiva más amplia de las 4 funciones, y tiene la responsabilidad de “unir” los altos mandos con los más bajos. Los niveles más bajo o de primera línea tienen una mayor influencia en las actividades de dirección, ya que están más en contacto con los procesos de la empresa y quienes los llevan a cabo.

Habilidades gerenciales

Los administradores tienen lo que se llama habilidades gerenciales, las cuales son:

– Conceptualización y diseño

– Humanas

– Técnicas

Éstas habilidades están relacionadas con el nivel en el que se encuentra el administrador, teniendo diferente prioridad dependiendo del mismo. Los altos mandos requieren un alto nivel de conceptualización y diseño, o sea planificación. Quienes están en la primera línea requieren de mayor habilidades técnicas, ya que están más “cerca” de los procesos que se realizan. Las habilidades humanas son importantes en todos los niveles porque son necesarias para la comunicación, y son esenciales en los mandos medios. La necesidad de que los administradores cuenten con esta habilidades facilita el control, la comunicación y la dirección. Es por eso que el sector medio debe tener habilidades no solo de planeamiento, sino también técnicas, ya que hacen las veces de enlace entre los demás niveles.

Meta general de las organizaciones y gerentes

La meta principal para todo gerente y organización es lograr un superávit, es decir cumplir los objetivos con la menor cantidad de recursos posibles, esto no solo debe ser visto desde el punto de vista de las empresas privadas, sino también desde las organizaciones públicas.

Adaptación al cambio

Una de las características en común de las organizaciones que buscan la excelencia, es la capacidad de adaptación al cambio. S bien no se avanza con la misma rapidez en todos los sectores, la premisa es que una organización que pretenda mantenerse saludable debe ser capaz de adaptarse a 2 importantes fuerzas de nuestros tiempos, la tecnología y la globalización.

La tecnología avanza rápidamente, y adaptar la organización a las ventajas que ofrece es algo crucial para no perder la ventaja competitiva frente y mantener o aumentar el superávit.

La globalización va de la mano con la tecnología, más específicamente con las comunicaciones, y ha permitido a las organizaciones expandirse y romper las barreras geográficas de los países. Las grandes corporación se ven beneficiadas en muchos casos por la globalización, pero también, en menor medida, los trabajadores de los países en los que éstas se instalan.

Otra de las fuerzas de las que se habla es del espíritu empresarial, que es la capacidad de detectar oportunidades y necesidades no satisfechas en el mercado, con el fin de explotarlas.

Productividad

Una de las metas principales de los gerentes es mejorar la productividad, ya que va de la mano con el uso y aprovechamiento de los recursos disponibles. La productividad se define como la relación que hay entre los insumos y las salidas en un periodo de tiempo determinado, teniendo en cuenta la calidad. O sea, los recursos utilizados y los productos y/o servicios obtenidos en una cantidad de tiempo.

La productividad está relacionada íntimamente con la efectividad y la eficiencia. Ser efectivo significa cumplir el objetivo, y ser eficiente significa utilizar pocos recursos para hacerlo.

Teorías de la administración

Administración científica: Se comienza a aplicar la ciencia a la administración, se busca la armonía en las acciones en grupos, la cooperación entre los trabajadores, se busca la producción máxima y se busca desarrollar los trabajadores lo más posible para su propio beneficio y el de la empresa.

Administración moderna: La autoridad y la responsabilidad están relacionadas, los empleados deben recibir órdenes de un solo superior (Unidad de mando), resalta la necesidad de trabajar en equipo y la importancia de la comunicación.

Existen mas, pero estas son las principales.

Funciones de los gerentes

Planear: Seleccionar las misiones y objetivos de la organización, asi como las acciones que se deben llevar a cabo para lograrlos. Requiere de la toma de decisiones, o sea elegir una alternativa entre las varias planteadas.

Organizar: Crear una estructura intencional de roles para que las personas se desempeñen en una organización. Se dice intencional porque se debe asegurar que se asignen todas las tareas necesarias para cumplir con las metas u objetivos, y se espera que sean asignadas a las personas mejor capacitadas para dicha tarea.

Integración de personal: Requiere cubrir y mantener cubiertas las posiciones de la organización. Se deben identificar los requisitos de las personas aptas para cubrir las posiciones e intentar mantenerlas aptas.

Dirigir: Influenciar a las personas para que contribuyan a las metas de la organización y de grupo.

Controlar: medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que se sigan los planes. Se debe medir el desempeño contra metas y planes, realizando ajustes en donde se hallen desviaciones.

Coordinar: Se encarga de lograr una armonía en los esfuerzos individuales hacia el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Se dice que todas las funciones gerenciales contribuyen a la coordinación.

StockBase POS

Éste post está dirigido a un software de gestión comercial en español muy popular llamado StockBase POS.

Ésta herramienta de administración es ideal para la gestión de comercios y PyMEs, ya que tiene una interfaz muy simple y su instalación y configuración son rápidas y sencillas, evitando así tener que contratar a personal especializado como ocurre comúnmente con los sistemas de éste tipo.

Además de que su configuración sea sencilla cuenta con una comunidad de ayuda y una buena cantidad de tutoriales, muchos de éstos en video lo que facilita la tarea de aprender a usar éste software de administración. En las versiones pagas el soporte se puede contactar mediante chat, correo electrónico o telefónicamente.

Ahora vamos a ver un poco de lo que es capaz StockBase POS.

Hay que tener en cuenta que no todas las versiones cuentan con las siguientes funcionalidades, y el stock que pueden manejar también varía según las versiones, al igual que la cantidad de comprobantes que se pueden emitir.

Él software tiene como características principales la gestión de stock, gestión de clientes, administración de compras y ventas, soporte para varias monedas, emisión de facturas (incluyendo factura electrónica), generación de estadísticas, éste último punto es muy importante para la toma de decisiones.

Stock Base POS permite exportar la información a distintos formatos, entre ellos Excel y PDF, que son 2 de los formatos más utilizados. Además permite importar listas de productos desde Excel, lo cual en muchos casos significa un ahorro de tiempo importante.

En las versiones pagas incluye una variedad muy amplia de funcionalidades.

Soporta la utilización y generación de códigos de barra, administración de clientes, gestión de compras y cuentas corrientes, impresoras fiscales y otras características que pueden consultar en el sitio de la empresa.

Probar Stock Base POS.

Obviamente la mejor forma para comprender el alcance de éste software de gestión de empresas es probarlo uno mismo, en el sitio de EGA Futura existe una versión de pruebas que se puede utilizar durante un mes y que cuenta con algunas de las características principales.

Tengan en cuenta que si prueban la versión gratuita y les gusta el funcionamiento del programa puede pasar a las versiones pagas sin perder información, solo deben realizar el pago y cargar la licencia, así que si están buscando un software de gestión para su PyME o su comercio deberían probar StockBase POS.